Privacidad de los Expedientes Estudiantiles (FERPA)

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA) es una ley federal sobre la privacidad de los expedientes estudiantiles y las obligaciones de la PRSNA como institución, principalmente en las áreas de divulgación de los expedientes y el acceso que se provee a estos. Toda institución educativa que reciba fondos bajo cualquier programa administrado por el Secretario de Educación de los EE. UU. está obligada por los requisitos de FERPA. A las instituciones que no cumplan con FERPA se les pueden retener los fondos administrados por el Secretario de Educación.

La PRSNA está comprometida con la protección y confidencialidad de los expedientes educativos de los estudiantes, ciñéndose estrechamente a las guías establecidas por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar. Actualmente hay dos políticas importantes relacionadas con la información de los estudiantes: la Política de Divulgación de Información Estudiantil, que rige cómo aseguramos y diseminamos los expedientes estudiantiles, y los Derechos del Estudiante bajo FERPA, que informa a los estudiantes de sus derechos con respecto a sus expedientes.

Política de Divulgación de Información Estudiantil

Alcance
Esta política aplica a los empleados, estudiantes, agentes contractuales de la institución y personas que soliciten acceso a información estudiantil.

Declaración de política

Lo siguiente constituye la política de la institución que instruye al estudiante sobre los procedimientos disponibles para proveer acceso apropiado a los expedientes personales, protegiendo a la vez su confidencialidad.

La información pública se divulgará libremente a menos que el estudiante radique el formulario correspondiente solicitando que cierta información pública no se divulgue.

La privacidad de todos los expedientes puede romperse en un momento de emergencia, definida en términos de las siguientes consideraciones:

• La seriedad de la amenaza a la salud o la seguridad

• La necesidad de acceso al expediente para atender la emergencia

• Si la persona que solicita los expedientes está en posición de atender la emergencia

• La medida en que el tiempo es esencial para atender la emergencia

El expediente de un estudiante está abierto al estudiante, con las siguientes excepciones:

• Expedientes de la situación financiera de los padres

• Expedientes de empleo

• Expedientes médicos y psicológicos

• Algunos elementos del expediente académico bajo ciertas condiciones

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Los expedientes de empleo excluidos del acceso son los que se mantienen en el curso normal de las operaciones, que se relacionan exclusivamente con personas en su calidad de empleados y no se usan para ningún otro propósito. Sin embargo, los expedientes relativos a una persona que asiste a la PRSNA y está empleada como resultado de su condición de estudiante (p. ej., estudiantes de estudio y trabajo y asistentes graduados) se consideran expedientes educativos y, por lo tanto, no están incluidos en esta excepción.

Para asegurar la validez y confidencialidad de las referencias preparadas fuera y dentro del campus, ciertos documentos pueden llevar renuncias firmadas por el estudiante cediendo el derecho de acceso al documento. Las renuncias están sujetas a las siguientes condiciones:

• Las renuncias solo pueden firmarse para los propósitos específicos de solicitud de admisión, candidatura a honores o reconocimientos honoríficos (incluida la ayuda económica basada al menos en parte en el mérito) y candidatura a empleo.

• Las renuncias no pueden ser requeridas.

Al estudiante se le informará, a solicitud, los nombres de quienes proveen las referencias.
Todos los elementos del expediente académico no cubiertos por renuncias están abiertos al estudiante. El material no cubierto por renuncias no puede protegerse manteniéndolo fuera del expediente del estudiante.

Los expedientes estudiantiles están abiertos a los oficiales de la institución que tengan un interés educativo legítimo en su contenido, excepto donde el acceso esté prohibido por políticas especiales como las que rigen los expedientes médicos y psicológicos.

La PRSNA ha establecido los siguientes procedimientos que permiten al estudiante tener acceso a su expediente y ha provisto para su interpretación e impugnación:

• El estudiante puede ver su expediente llenando un formulario de solicitud en la oficina donde se mantiene el expediente de interés.

• El acceso se concederá con prontitud y a más tardar 30 días desde la fecha de la solicitud.

• El estudiante puede hacer la solicitud en persona o por correo.

Tenga en cuenta que FERPA establece que “…los estudiantes tienen derecho a inspeccionar y revisar sus expedientes educativos”. Eso incluye el “derecho de acceso”. La PRSNA NO tiene que proveer una copia de dicho expediente a menos que no hacerlo impida efectivamente que el estudiante lo inspeccione y revise.

El estudiante puede solicitar y recibir la interpretación de su expediente de la persona (o su designado) responsable del mantenimiento del expediente. Si el estudiante considera que el expediente es defectuoso, puede solicitar y recibir una vista informal y/o formal del caso, con el fin de que el expediente se corrija si se determina defectuoso o en violación de la privacidad:

• La vista informal se hará en conferencia con la persona (o su designado) responsable del mantenimiento del expediente y, cuando corresponda, la parte o partes autoras del segmento del expediente en cuestión.

• El estudiante puede solicitar por escrito una vista formal a la Principal Oficial Ejecutiva o al custodio de expedientes. El estudiante debe indicar el expediente en cuestión y proveer una breve explicación de la razón por la que lo considera defectuoso.

• La vista se celebrará dentro de un período razonable; el aviso de la fecha, lugar y hora debe darse con antelación razonable. Al estudiante se le dará una oportunidad plena y justa de presentar evidencia pertinente y puede ser asistido o representado por cualquier persona de su elección (incluido un abogado por cuenta propia). Se preparará dentro de un tiempo razonable una decisión escrita basada únicamente en la evidencia presentada, que incluirá un resumen de la evidencia y las razones de la decisión. La determinación de la Principal Oficial Ejecutiva será final, y el expediente se cambiará o se conservará según se recomiende.

Si la PRSNA decide que la información es correcta, informará al estudiante de su derecho a colocar en su expediente educativo una declaración comentando la información y/o señalando las razones para discrepar de la decisión. Cualquier declaración de este tipo se mantendrá mientras se mantenga el expediente educativo del estudiante o la porción impugnada; si el expediente educativo del estudiante o la porción impugnada se divulga a cualquier parte, la declaración del estudiante también se divulgará.
FERPA permite a la institución el derecho de divulgar expedientes educativos o información identificable a terceros sin el consentimiento del estudiante bajo las siguientes circunstancias:
• Oficiales apropiados en relación con una emergencia de salud o seguridad
• Oficiales federales según lo prescribe la ley
• Según lo requiera la ley estatal
• Oficiales de otras instituciones en las que un estudiante busca matricularse
• Personas u organizaciones que proveen ayuda económica a los estudiantes
• Agencias acreditadoras en el ejercicio de sus funciones
• Padres de un estudiante que hayan establecido la condición de dependiente del estudiante según el Código de Rentas Internas de 1954, Sección 152; aunque FERPA lo permite, la PRSNA generalmente no usa esta excepción y en la mayoría de los casos referirá a los padres a la herramienta Third Party Pin para el acceso
• Padres de un estudiante en relación con la violación por el estudiante de cualquier ley federal, estatal o local o política de la institución que rija el uso o posesión de alcohol o sustancias controladas, si la institución determina que el estudiante cometió una violación disciplinaria y es menor de 21 años
• Proyectos de investigación a nombre de agencias educativas para normas de pruebas o mejorar la instrucción.
• Una presunta víctima de un delito de violencia, sobre los resultados de cualquier procedimiento disciplinario institucional contra el presunto perpetrador. La información solo puede darse con respecto al delito cometido.
• La información que la institución haya designado como “información de directorio” o pública puede divulgarse si el estudiante no ha radicado una restricción FERPA
• En respuesta a una orden judicial o citación legalmente emitida (siempre que se notifique al estudiante antes de cumplirla o que se haya hecho un intento razonable de notificarle)
• Otras agencias de ley y orden en la investigación de un caso criminal específico
• El Procurador General de los Estados Unidos o su designado, en respuesta a una orden ex parte en relación con la investigación o el procesamiento de delitos de terrorismo, bajo la US Patriot Act.
• Oficiales de la Administración de Veteranos
• Representantes del Departamento de Seguridad Nacional o del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas, para propósitos de la alianza interagencial coordinada que regula el Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS)

Nada en esta política requiere el mantenimiento continuo de ningún expediente estudiantil. Sin embargo, si bajo los términos de esta política un estudiante ha solicitado acceso al expediente, no se destruirá el expediente antes de que se le haya concedido el acceso al estudiante. Las personas a cargo de los expedientes deben asegurarse de que solo se conserven en los expedientes estudiantiles los elementos pertinentes.

Derechos del Estudiante bajo FERPA

Alcance
Esta política aplica a todos los estudiantes de la PRSNA (anteriores y actuales) que hayan asistido a clases y por ello tengan expedientes educativos mantenidos en la universidad.

Declaración de política
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA) provee a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus expedientes educativos. Estos derechos incluyen:

• El derecho a inspeccionar y revisar los expedientes educativos del estudiante dentro de los 45 días siguientes a la fecha en que la PRSNA reciba una solicitud de acceso. El estudiante debe someter al registrador, decano, director de programa u otro oficial apropiado una solicitud escrita que identifique el o los expedientes que desea inspeccionar. El oficial de la Universidad hará los arreglos para el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar donde pueden inspeccionarse los expedientes. Si los expedientes no los mantiene el oficial de la Universidad a quien se sometió la solicitud, ese oficial informará al estudiante el oficial correcto a quien debe dirigirse la solicitud.

• El derecho a solicitar la enmienda de los expedientes educativos del estudiante que este considere inexactos, engañosos o que de otro modo violen sus derechos de privacidad bajo FERPA. El estudiante que desee pedir a la Universidad que enmiende un expediente debe escribir al oficial de la Universidad responsable del expediente, identificar claramente la parte del expediente que desea cambiar y especificar por qué debe cambiarse. Si la Universidad decide no enmendar el expediente según se solicitó, notificará al estudiante por escrito la decisión y su derecho a una vista sobre la solicitud de enmienda. Se proveerá al estudiante información adicional sobre los procedimientos de la vista al notificarle su derecho a una vista.

• El derecho a dar consentimiento por escrito antes de que la Universidad divulgue información de identificación personal de los expedientes educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. La Universidad divulga expedientes educativos sin el consentimiento previo por escrito del estudiante bajo la excepción de FERPA para la divulgación a oficiales de la institución con intereses educativos legítimos. A solicitud, la Universidad puede divulgar expedientes educativos sin consentimiento a oficiales de otra institución en la que el estudiante busque o pretenda matricularse. El mes y el año de la fecha de nacimiento se divulgarán únicamente para propósitos de ley y orden, salud y seguridad, y verificación de identidad.

• La “información pública” puede divulgarse libremente a menos que el estudiante radique el formulario correspondiente solicitando que cierta información pública no se divulgue. Este formulario está disponible en la Oficina de Registraduría. La “información pública” se limita a lo siguiente:

· Nombre del estudiante
· Dirección de correo electrónico universitaria
· Ciudad y estado de residencia
· Campo principal de estudio
· Fechas de asistencia
· Estatus de admisión o matrícula (admitido, tiempo completo, tiempo parcial)
· Campus
· Escuela o división
· Clasificación (primer año, segundo año, tercer año, cuarto año)
· Grados y premios
· Actividades
· Información deportiva y atlética

Los expedientes de arrestos y/o convicciones y la información de accidentes de tránsito son información pública y pueden divulgarse a cualquiera que los solicite.

• El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. sobre presuntos incumplimientos de la PRSNA con los requisitos de FERPA.