La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) es una ley federal relativa a la privacidad de los expedientes de los alumnos y a las obligaciones de la PRSNA como institución, principalmente en lo que respecta a la divulgación de los expedientes y al acceso a los mismos. Toda institución educativa que reciba fondos de cualquier programa administrado por la Secretaría de Educación de EE.UU. está obligada a cumplir los requisitos de la FERPA. A las instituciones que no cumplan la FERPA se les pueden retener los fondos administrados por la Secretaría de Educación.

La PRSNA está comprometida con la protección y confidencialidad de los expedientes académicos de los alumnos, adhiriéndose estrechamente a las directrices establecidas por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia. En la actualidad, existen dos políticas importantes relacionadas con la información de los alumnos: la Política de divulgación de la información de los alumnos, que rige la forma en que aseguramos y divulgamos los expedientes de los alumnos, y los Derechos de los alumnos en virtud de la FERPA, que informa a los alumnos de sus derechos con respecto a sus expedientes.

Política de divulgación de información

Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a los empleados, estudiantes, agentes contractuales de la institución y personas que soliciten acceso a la información de los estudiantes.

Declaración política

Lo que sigue constituye la política de la institución que instruye al estudiante sobre los procedimientos disponibles para proporcionar un acceso adecuado a los expedientes personales, protegiendo al mismo tiempo su confidencialidad.

La información pública se divulgará libremente a menos que el alumno presente el formulario correspondiente solicitando que no se divulgue determinada información pública. 

La privacidad de todos los registros puede romperse en un momento de emergencia definido en función de las siguientes consideraciones:

• La gravedad de la amenaza para la salud o la seguridad

• La necesidad de acceder al expediente para hacer frente a la emergencia

• Si la persona que solicita los registros está en condiciones de hacer frente a la emergencia

• Hasta qué punto el tiempo es esencial para hacer frente a la emergencia

El expediente de un alumno está abierto al alumno, con las siguientes excepciones:

• Registros de la situación económica de los padres

• Expedientes de empleo

• Historial médico y psicológico

• Algunos elementos del expediente académico en determinadas condiciones

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Los registros de empleo excluidos de la accesibilidad son los conservados en el curso normal de la actividad empresarial, que se refieren exclusivamente a las personas como empleados y no se utilizan para ningún otro fin. No obstante, los registros relativos a una persona que asiste a la PRSNA y que está empleada como consecuencia de su condición de estudiante (por ejemplo, los estudiantes en prácticas y los asistentes de posgrado) se consideran registros de educación y, por lo tanto, no se incluyen en esta excepción.

Para garantizar la validez y confidencialidad de las referencias preparadas fuera y dentro del campus, algunos documentos pueden llevar dispensas, firmadas por el estudiante renunciando al derecho de acceso al documento. Las renuncias están sujetas a las siguientes condiciones:

• Las renuncias sólo pueden firmarse para los fines específicos de la solicitud de admisión, la candidatura para el reconocimiento honorífico u honorífico (incluida la ayuda financiera basada al menos en parte en el mérito) y la candidatura para el empleo.

• No se pueden exigir exenciones.

Si el estudiante lo solicita, se le comunicarán los nombres de las personas que proporcionen las referencias.
Todos los elementos del expediente académico no cubiertos por las exenciones están a disposición del estudiante. El material no cubierto por las exenciones no podrá protegerse manteniéndolo fuera del expediente del estudiante.
 

Los expedientes de los alumnos están abiertos a los funcionarios de la escuela que tengan un interés educativo legítimo en su contenido, excepto cuando el acceso esté prohibido por políticas especiales, como las que rigen los expedientes médicos y psicológicos.

La PRSNA ha establecido los siguientes procedimientos que permiten al alumno tener acceso a su expediente y ha previsto su interpretación e impugnación:

• El estudiante puede ver su expediente rellenando un formulario de solicitud en la oficina donde se mantiene el expediente de su interés.

• El acceso debe concederse sin demora y a más tardar 30 días después de la fecha de solicitud.

• El estudiante puede hacer la solicitud en persona o por correo.

Tenga en cuenta que FERPA establece que "...los estudiantes tienen derecho a inspeccionar y revisar sus registros educativos". Eso incluye el "derecho de acceso". PRSNA NO tiene que proporcionar una copia de dicho expediente a menos que el no hacerlo impida efectivamente al estudiante inspeccionar y revisar el expediente.
 

El estudiante puede solicitar y recibir una interpretación de su expediente por parte de la persona (o persona designada) responsable del mantenimiento del expediente. Si el estudiante considera que el expediente es defectuoso, puede solicitar y recibir una audiencia informal y/o formal del caso con el fin de que se corrija el expediente si se considera defectuoso o que viola la intimidad:

• La audiencia informal se celebrará en conferencia con la persona (o su designado) responsable del mantenimiento del registro y -en su caso- la parte o partes autoras del segmento del registro en cuestión.

• El estudiante puede solicitar, por escrito, una audiencia formal al Director General o al custodio de los expedientes. El estudiante deberá indicar el expediente en cuestión y explicar brevemente el motivo de su reclamación.

• La audiencia se celebrará dentro de un plazo razonable; la fecha, el lugar y la hora deberán notificarse con una antelación razonable. El estudiante tendrá la oportunidad plena y justa de presentar las pruebas pertinentes y podrá ser asistido o representado por cualquier persona de su elección (incluido un abogado a sus expensas). Se preparará en un plazo razonable una decisión por escrito basada únicamente en las pruebas presentadas, que incluirá un resumen de las pruebas y los motivos de la decisión. El fallo del Jefe del Ejecutivo será definitivo y el expediente se modificará o conservará según se recomiende.

Si la PRSNA decide que la información es correcta, informará al alumno de su derecho a incluir en su expediente académico una declaración en la que comente la información y/o indique los motivos por los que no está de acuerdo con la decisión. Cualquier declaración de este tipo se conservará mientras se mantenga el expediente académico del alumno o la parte impugnada; si el expediente académico del alumno o la parte impugnada se divulga a cualquier parte, también se divulgará la declaración del alumno.
La FERPA otorga a la institución el derecho a divulgar los expedientes académicos o la información identificable a terceros sin el consentimiento del estudiante en las siguientes circunstancias:
- Funcionarios apropiados en relación con una emergencia de salud o seguridad
- Funcionarios federales según lo prescrito por la ley
- Según lo requerido por la ley estatal
- Funcionarios de otras instituciones en las que un estudiante busca inscribirse
- Personas u organizaciones que proporcionan ayuda financiera a los estudiantes
- Agencias de acreditación en el desempeño de sus funciones
- Padres de un estudiante que han establecido el estado de ese estudiante como dependiente de acuerdo con el Código de Rentas Internas de 1954, Sección 152; Aunque la FERPA lo permite, la PRSNA no suele hacer uso de esta excepción y, en la mayoría de los casos, remitirá a los padres a la herramienta Pin de terceros para acceder a ella
- Padres de un alumno en relación con la infracción por parte del alumno de cualquier ley o política federal, estatal o local del centro, que regule el consumo o posesión de alcohol o sustancias controladas si el centro determina que el alumno cometió una infracción disciplinaria y es menor de 21 años
- Proyectos de investigación en nombre de organismos educativos para normas de exámenes, mejora de la instrucción.
- Una presunta víctima de un delito de violencia de los resultados de cualquier procedimiento disciplinario institucional contra el presunto autor. La información sólo podrá facilitarse en relación con el delito cometido.
- La información que la escuela haya designado como "información de directorio" o pública puede divulgarse si el estudiante no ha presentado una restricción FERPA
- En respuesta a una orden judicial o citación legalmente emitida (siempre que se notifique al estudiante antes del cumplimiento o siempre que se haya hecho un intento razonable de notificar al estudiante)
- Otras agencias de aplicación de la ley en la investigación de un caso penal específico
- Fiscal General de los Estados Unidos o su designado en respuesta a una orden ex parte en relación con la investigación o el enjuiciamiento de delitos de terrorismo, en virtud de la US Patriot Act.
- Funcionarios de la Administración de Veteranos
- Representantes del Departamento de Seguridad Nacional o del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas, a efectos de la asociación interinstitucional coordinada que regula el Sistema de Información de Estudiantes y Visitantes en Intercambio (SEVIS).

Nada de lo dispuesto en esta política exige el mantenimiento continuado de ningún expediente del alumno. Sin embargo, si en virtud de esta política un estudiante ha solicitado acceso al expediente, no se procederá a la destrucción del expediente antes de que se haya concedido el acceso al estudiante. Las personas encargadas de los expedientes deberán asegurarse de que sólo se conserven los elementos pertinentes en los expedientes de los alumnos.

Derechos de los estudiantes en virtud de la FERPA

Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a todos los alumnos de la PRSNA (antiguos y actuales) que hayan asistido a clases que den lugar a expedientes académicos conservados en la universidad.

Declaración de política
La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) otorga a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus expedientes educativos. Estos derechos incluyen:

- El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante en un plazo de 45 días a partir del día en que la PRSNA reciba una solicitud de acceso. El estudiante debe presentar al secretario, decano, director del programa u otro funcionario apropiado, una solicitud por escrito que identifique el o los registros que el estudiante desea inspeccionar. El funcionario de la Universidad hará los arreglos necesarios para el acceso y notificará al estudiante la hora y el lugar donde los registros pueden ser inspeccionados. Si los expedientes no están en poder del funcionario de la Universidad al que se presentó la solicitud, dicho funcionario informará al estudiante del funcionario correcto al que debe dirigirse la solicitud.

- El derecho a solicitar la modificación de los expedientes académicos del estudiante que éste considere inexactos, engañosos o que violen de algún otro modo los derechos de privacidad del estudiante en virtud de la FERPA. Un estudiante que desee pedir a la Universidad que modifique un expediente debe escribir al funcionario de la Universidad responsable del expediente, identificar claramente la parte del expediente que el estudiante desea que se modifique y especificar por qué debe modificarse. Si la Universidad decide no enmendar el expediente según lo solicitado, la Universidad notificará al estudiante por escrito la decisión y el derecho del estudiante a una audiencia en relación con la solicitud de enmienda. Se proporcionará al estudiante información adicional sobre los procedimientos de audiencia cuando se le notifique el derecho a una audiencia.

- El derecho a proporcionar consentimiento por escrito antes de que la Universidad divulgue información de identificación personal de los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento. La Universidad divulga los expedientes académicos sin el consentimiento previo por escrito del estudiante en virtud de la excepción FERPA para la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Previa solicitud, la Universidad puede divulgar registros educativos sin consentimiento a funcionarios de otra escuela en la que un estudiante busca o tiene la intención de inscribirse. El mes y el año de la fecha de nacimiento sólo se divulgarán a efectos de cumplimiento de la ley, salud y seguridad, y verificación de identidad. 

- La "información pública" puede divulgarse libremente a menos que el estudiante presente el formulario correspondiente solicitando que no se divulgue determinada información pública. Este formulario está disponible en la Oficina del Registrador. La "información pública" se limita a lo siguiente:

- Nombre del estudiante
- Dirección de correo electrónico de la Universidad
- Ciudad, Estado
- Campo principal de estudio
- Fechas de asistencia
- Estado de admisión o matriculación (admitido, a tiempo completo, a tiempo parcial)
- Campus
- Escuela o división
- Posición en la clase (primer año, segundo año, tercer año, último año)
- Títulos y premios
- Actividades
- Información deportiva y atlética

Los registros de detenciones y/o condenas y la información sobre accidentes de tráfico son información pública y pueden entregarse a cualquier persona que los solicite.

- El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de EE.UU. en relación con supuestos incumplimientos por parte de PRSNA de los requisitos de la FERPA.